Нейросеть на работе: что можно отправлять в чат-бот, а что — нет

Договор, отчёт, таблица с фамилиями — «просто сделай выжимку». Разбираемся, куда уходит текст из облачного чат-бота, что об этом говорит закон, как отличить безопасное от опасного и как пользоваться ИИ на работе, не сливая лишнего.

Пятница, 16:40. Нужно к понедельнику разобраться в договоре на сорок страниц. Коллега советует: «Закинь в нейросеть, она за минуту всё расскажет». Закидываешь. Она правда рассказывает — быстро и толково.

А вместе с договором в облако уехали реквизиты сторон, суммы, фамилии подписантов и пункт про штрафы, который вообще-то никто за пределами двух компаний видеть не должен.

Никто ничего не украл и не взломал. Просто текст, который ты отправил, теперь лежит на серверах другой компании. Давай разберёмся, что это значит, где проходит граница и как пользоваться ИИ на работе так, чтобы потом не объясняться.

Куда уходит текст

Когда пишешь в облачный чат-бот — ChatGPT, Gemini, GigaChat, YandexGPT, Claude, DeepSeek, неважно, — текст уходит на серверы компании, которая его сделала. Там модель его читает и отвечает. Дальше у разных сервисов по-разному, но общая картина такая:

• Текст хранится. Как минимум какое-то время — чтобы показывать тебе историю и чтобы разбираться со злоупотреблениями. Сколько именно — написано в политике конфиденциальности конкретного сервиса, и сроки там бывают от недель до «пока ты не удалишь».
• Текст могут использовать для обучения. У многих бесплатных и личных тарифов — по умолчанию да, если не выключить в настройках. У корпоративных тарифов и API обычно наоборот: не используют, и это прописано в договоре.
• Текст могут читать люди. Не все и не всегда, но проверка качества и разбор жалоб — работа, которую делают и люди тоже. Об этом тоже обычно честно написано в политике, мелким шрифтом.

Сам по себе ни один из этих пунктов не катастрофа. Проблема в том, что ты больше не решаешь, что будет с текстом. Решает чужая компания, по своим правилам, которые могут поменяться.

ИнКа: «Мы серьёзно относимся к вашей конфиденциальности» — это не описание того, что с данными происходит. Это вежливость. Описание — в разделе «Как мы используем ваши данные». Он длинный. Его и не рассчитывают, что прочитают.

Известная история: в 2023 году инженеры Samsung несколько раз отправляли в ChatGPT исходный код и записи внутренних совещаний — просили найти ошибки и сделать протокол. После этого компания запретила сотрудникам облачные чат-боты на рабочих устройствах. Злого умысла не было ни у кого — просто было удобно.

Что говорит закон

Здесь без паники, но и без «да кто это проверяет».

Персональные данные. Фамилия, телефон, почта, паспорт, СНИЛС, адрес — это персональные данные, и обращаться с ними можно только по правилам закона о персональных данных. Отправить таблицу сотрудников или клиентов в чат-бот — это передать их третьему лицу. А если сервис зарубежный — ещё и трансграничная передача, для которой нужны основания и уведомление Роскомнадзора. Для обычного сотрудника это всё сводится к простому: чужие персональные данные в облачный чат-бот не отправляются. Даже «просто отформатировать таблицу».

Коммерческая тайна и служебная информация. Если в компании есть положение о коммерческой тайне или перечень служебной информации — договоры, цены, планы, внутренние документы почти наверняка там. Отправить их во внешний сервис — формально разглашение, даже если ты ничего не хотел.

Правила работодателя. Во многих организациях уже есть приказ или регламент про ИИ: что можно, какие сервисы разрешены, какие нет. Если такого документа у тебя на работе нет — это не значит «можно всё». Скорее — «никто ещё не подумал», и лучше спросить.

Мы не юристы, и это не юридическая консультация. Но на практике почти все неприятности начинаются с одного из этих трёх пунктов.

Светофор: что можно, а что нельзя

Удобное правило: прежде чем вставить текст, представь, что он будет опубликован в интернете с подписью твоей компании. Неловко? Значит, жёлтое или красное.

Зелёное — можно спокойно.

• То, что и так публично: статьи, новости, открытая документация, законы.
• Свои черновики без имён, цифр и деталей: «помоги сформулировать вежливый отказ», «как объяснить коллеге, что сроки нереальные».
• Общие вопросы: как работает формула в Excel, что значит ошибка в программе, как устроен процесс.
• Код без секретов и без привязки к внутренним системам — учебный или открытый.

Жёлтое — можно, но сначала обезличить.

• Внутренние документы без персональных данных: регламенты, инструкции, планы.
• Переписка, если убрать имена, должности, названия компаний и суммы.
• Код рабочего проекта, если вычистить адреса серверов, пароли, ключи, названия внутренних систем.

Красное — не отправлять совсем.

• Персональные данные: ФИО, телефоны, почты, паспорта, СНИЛС, ИНН, адреса, даты рождения — чужие и свои.
• Пароли, токены, ключи доступа, строки подключения к базам.
• Договоры с реквизитами и суммами, коммерческие предложения, цены, финансовые отчёты до публикации.
• Документы с пометками «ДСП», «конфиденциально», «для служебного пользования».
• Всё, что касается клиентов: обращения, жалобы, медицинские и финансовые данные.

Как обезличить за пять минут

Часто задачу можно решить и без настоящих данных — модели не нужно знать, как зовут подписанта, чтобы найти рискованный пункт в договоре.

1. Замени имена на роли. «Иванов И. И.» → «[Исполнитель]», «ООО „Ромашка“» → «[Компания А]».
2. Замени цифры, которые не важны для задачи. Суммы → «[сумма]», даты → «[дата]», номера договоров → «[№]». Если важен порядок величин — «около миллиона» вместо «1 047 300 ₽».
3. Убери реквизиты целиком. ИНН, счета, адреса, телефоны — модели для анализа они не нужны вообще.
4. Отправляй кусок, а не всё. Нужен совет по пункту о штрафах — отправь пункт о штрафах, а не сорок страниц.
5. Проверь ещё раз глазами. Имена прячутся в подписях, колонтитулах, в «от кого» пересланного письма и в названии файла.

Первые шаги удобно делать не в облаке, а на своём компьютере: например, промпт «Нет ли в тексте персональных данных» из банка промптов ZmNx находит имена, телефоны и номера и выдаёт тот же текст с замазанными местами. Только запускать его имеет смысл на локальной модели — иначе ты сначала отправишь в облако то, что хотел спрятать.

ИнКа: Обезличенный договор модель разбирает так же хорошо, как настоящий. Ей всё равно, как зовут поставщика. Это людям не всё равно.

Если облачный сервис всё-таки нужен

Иногда без облака никак: локальной модели нет, а задача срочная. Тогда хотя бы:

• Выключи обучение на своих данных. У большинства сервисов это переключатель в настройках — «Улучшать модель для всех», «Использовать мои данные для обучения» или похожее. По умолчанию он часто включён.
• Используй временный режим, если он есть. Разговоры без сохранения в истории — у многих сервисов такой есть. Это не гарантия, что текст нигде не остался, но меньше мест, где он лежит.
• Не входи рабочим аккаунтом в личный сервис и наоборот. Если компания купила корпоративный тариф — пользуйся им: там другие условия хранения.
• Удаляй разговоры, которые больше не нужны. История — удобная штука, пока ноутбук не потерян и пароль не утёк.
• Не загружай файлы целиком, если можно вставить нужный кусок текста. В файлах бывает больше, чем видно: скрытые листы, комментарии, история правок, имя автора.

Локальная модель: вопрос снимается сам

Все эти правила нужны только потому, что текст уходит к кому-то ещё. Если модель работает на твоём компьютере или на сервере внутри компании — текст никуда не уходит, и большая часть вопросов исчезает.

Локальные модели за последние пару лет сильно поумнели: выжимка документа, письмо, разбор таблицы, перевод, помощь с кодом — с этим справляются модели, которые помещаются на обычную рабочую видеокарту или на один сервер. Про то, какое железо нужно и где подвох, — отдельная статья: «Своя нейросеть за вечер».

У локального варианта есть честные минусы: самые сильные облачные модели всё ещё умнее, а железо стоит денег. Но для работы с внутренними документами это разница между «можно» и «нельзя вообще».

Мы, собственно, поэтому и сделали ZmNx·AI — рабочее место для локальных моделей: чат, документы из своих папок, справки по нескольким файлам. Серверы свои, текст не уходит дальше них.

Шпаргалка

Итог

Нейросеть на работе — это нормально и удобно. Опасно не само использование, а привычка вставлять всё подряд, не глядя. Одна минута на вопрос «а можно ли это отдать чужой компании» снимает почти все риски: публичное — смело, внутреннее — после обезличивания, персональное и секретное — только туда, где оно не покидает твою сеть.

А пятничный договор на сорок страниц, кстати, лучше всё-таки дочитать до понедельника. Хотя бы пункт про штрафы.